Las Actas notariales son instrumentos públicos cuyo fin es comprobar, por medio de Notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones, dándoles carácter de auténticos, o bien, haciendo constar notificaciones o prevenciones conforme a la Ley. Con carácter general afectan a hechos jurídicos que no pueden calificarse de actos o contratos.
El Notario, a instancia de parte, extenderá y autorizará actas (artículo 17 de la Ley de Notariado de 28 de Mayo de 1862) en que se consignen determinados hechos que por su naturaleza no sean materia de contrato o escritura pública. Las Actas se firman por los interesados y se signan y rubrican por el Notario. Los Notarios solo podrán consignar en Acta las manifestaciones que se hagan por personas a las que previamente les haya informado de su condición de fedatario público.
En la comparecencia no hará falta afirmar la capacidad del requirente, ni se precisará otro requisito que el interés legítimo de dicha parte y la licitud de la actuación notarial. No se precisará la intervención de testigos (salvo en los casos concretos exigidos por ley). Dicho lo anterior nada impide que contengan dación de fe del Notario sobre la identificación del compareciente así como emisión de juicio notarial de capacidad.
En las actas de referencia o manifestación se consignan las declaraciones de las personas que intervengan. El Notario redactará el texto de la manera más adecuada procurando utilizar la mismas palabras y previa advertencia al declarante del valor jurídico de las mismas (en los casos en que fuese necesario).
Tal y como señala más adelante la citada Ley: “El otorgante o quien acredite interés legítimo, previa su comparecencia electrónica en la sede electrónica notarial mediante sistemas de identificación electrónica debidamente homologados, podrá solicitar al notario a cargo del protocolo, copia electrónica o en papel”.
En el caso de las actas de manifestaciones lo que se acredita son las declaraciones de una persona sobre unos hechos determinados. Por otra parte no se verifica la veracidad de lo manifestado sino que así ha sido expresado.
En cuanto a la utilidad de las mismas y la razón por la que las citamos en nuestro ámbito administrativo relativo a los vehículos es porque, con cierta frecuencia, no disponemos de algunos de los documentos que nos permiten rehabilitar, matricular o transferir un vehículo a nuestro nombre. Bien porque el titular anterior del vehículo no esté localizable y no dispongamos de su documento nacional de identidad, bien porque no tengamos copia del contrato que legitime la transmisión o hayamos extraviado la factura de venta del vehículo y, por determinadas circunstancias, nos resulte imposible conseguir dichos documentos.
Es importante reseñar que el acta de manifestación NO es la panacea que resuelve todos nuestros problemas. Su uso principal es para las rehabilitaciones de vehículos y, excepcionalmente, puede utilizarse para cambios de titular y matriculaciones siempre y cuando se agoten todas las posibilidades de obtener los documentos necesarios por otros medios.
Es de sentido común que cuantos más datos aportemos, cuanto mayor sea la claridad de exposición y añadiendo si es posible algún tipo de prueba que corrobore nuestra declaración mayores oportunidades tenderemos de que la Jefatura de Tráfico admita nuestras pretensiones.
